Outsourcing flotta aziendale: cos’è, cosa gestisce e quando conviene

L’outsourcing della flotta aziendale o gestione esterna della flotta, è la soluzione per le aziende che non hanno il tempo o le risorse per seguire in autonomia veicoli, scadenze e fornitori.

Delegare a un partner esperto le attività operative e amministrative significa dire addio a Excel e a portali diversi e arrivare ad avere un fleet management strutturato.

Con la gestione esterna della flotta i dati diventano report chiari su costi, consumi, sinistri e costo chilometrico, utili per scelte strategiche e per ridurre i costi del parco auto. DRIVEvolve unisce la piattaforma Fleeway a una squadra di fleet manager dedicati per supportare l’azienda in modo continuo.

Di cosa parla questo articolo in breve:

1. Cosa delegare: con la gestione esterna della flotta, il partner si occupa di inserimento dati, alert sulle scadenze, analisi di costi e consumi, gestione delle contravvenzioni e supporto al conducente nella scelta del veicolo in fringe benefit. Budget, fornitori e car policy restano all’azienda.
2. Quando conviene: l’outsourcing è indicato se non c’è un fleet manager interno, se la flotta cresce, se i dati non sono aggiornati in tempo reale, se ricostruire i costi richiede troppo tempo o se serve una gestione dell’archivio di documenti (assicurazioni, multe, sinistri).
3. Il valore dello sguardo esterno: un fleet manager esterno individua anomalie che dall’interno passano inosservate, come costi di manutenzione elevati o veicoli poco adatti ai percorsi e consiglia sulle tipologie di veicoli e sui contratti più prudenti.
4. I vantaggi: meno ore di lavoro amministrativo, report mensili pronti per la direzione, costi per mezzo e per flotta sempre sotto controllo, costo chilometrico reale e automatizzato, e un consulente esperto a disposizione.

Gestione esterna della flotta

Molte grandi aziende oggi non hanno ancora dei processi strutturati di gestione della flotta. Questo succede a causa di mancanza di risorse, costi iniziali elevati, complessità burocratiche o vecchie impostazioni di gestione.

Così, spesso, chi si occupa del parco auto aziendale si trova a dover cercare informazioni in più portali diversi e impiegare ore per registrarle in un unico file Excel o in gestionali diversi. La gestione delle flotte nelle grandi aziende diventa così un lavoro frammentato, che sottrae tempo alle attività a maggior valore.

La gestione esterna è un servizio che va in aiuto di queste aziende e le supporta nella gestione della flotta. Il personale non si trova a dover gestire da solo un gestionale nuovo ma scopre le potenzialità di una piattaforma con il sostegno di un partner esperto e dedicato.

In questo articolo trovi cosa puoi delegare, quando conviene e come lavora DRIVEvolve.

Quali attività della flotta puoi delegare a un partner esterno?

Il partner esterno si occupa di tutte le attività operative e amministrative sui veicoli. Inoltre cura tutto il ciclo dell’ordine, fornisce supporto per la stesura della politica auto e della car list. Budget, scelta dei fornitori e decisioni strategiche restano all’azienda, il nostro team di esperti può fornire report e consigli, per la gestione della flotta e la parte normativa.

Il fleet manager esterno si fa carico dell’inserimento dei dati, dell’impostazione degli alert per il monitoraggio delle scadenze, di analizzare costi, consumi e anomalie e di preparare report dettagliati, della gestione delle contravvenzioni e affianca il conducente nella scelta del veicolo in fringe benefit.

Quando conviene l’outsourcing della gestione flotta aziendale?

L’outsourcing della gestione flotta aziendale conviene quando il tempo interno non basta a seguire ogni veicolo, ogni scadenza e ogni fornitore.

È la soluzione adatta se:

• Non c’è nessun fleet manager in azienda. L’ufficio amministrativo segue già paghe, fatture e acquisti.
• La flotta è in crescita. Arrivano 20 veicoli in più e il foglio Excel è al limite.
• I dati non sono aggiornati in tempo reale. Targhe da correggere, conducenti cambiati, chilometri fermi al trimestre scorso.
• Ricostruire i costi richiede tempo. La direzione chiede il costo chilometrico per veicolo e servono due giorni per ricostruirlo
• Non c’è tempo per archiviare i documenti in un file in ordine. Assicurazioni, multe e sinistri richiedono un archivio corretto e rintracciabile.

Inoltre, un occhio esterno vede anche situazioni che dall’interno passano inosservate. Per esempio, costi di manutenzione elevati per veicoli che restano fermi o acquisto di veicoli non adatti al percorso abituale dei conducenti. 

A seconda dei dati che raccoglie durante l’inserimento, è in grado di consigliare le aziende sulla tipologia di veicoli aziendali da prediligere e sui contratti da stipulare. Se vuoi approfondire l’argomento abbiamo scritto un articolo che parla di auto aziendale, usi, tassi e vantaggi.

Questo permette di valutare insieme i report e suggerire le scelte più prudenti per la flotta.

Quali vantaggi porta l’outsourcing?

La scelta di appoggiarsi a un fleet manager esterno porta meno ore di lavoro amministrativo e numeri pronti per la direzione, oltre a un consulente esperto a disposizione dell’azienda. Con l’outsourcing applicato alla gestione della flotta aziendale, il report mensile permette di vedere dati concreti dei costi per mezzo e per flotta, i costi chilometrici reali e automatizzati.

Come funziona l’outsourcing con DRIVEvolve?

DRIVEvolve unisce la piattaforma Fleeway a un team di fleet manager. Il team inserisce i dati, controlla le scadenze e legge i numeri per interpretarne i dati e suggerire miglioramenti.

Il lavoro si svolge in quattro passaggi:

1. Il team DRIVEvolve popola Fleeway con i dati di veicoli, conducenti, contratti e scadenze.
2. Fleeway riunisce tutto in un unico cruscotto, consultabile da più utenti.
3. I fleet manager di DRIVEvolve controllano le scadenze, gestiscono le contravvenzioni, seguono i fornitori e segnalano le anomalie.
4. Ogni mese costi, consumi e sinistri sono immediatamente disponibili per l’analisi e per attuare azioni concrete.

Il servizio segue il ritmo delle aziende e le loro priorità. Cresce insieme alla flotta e lavora come parte della squadra.

Per approfondire puoi visitare le pagine dedicate al servizio di outsourcing flotta di DRIVEvolve e alla piattaforma Fleeway.

Oppure contattaci per parlare con un esperto.