Quali sono i limiti di una gestione flotta in Excel?
Il foglio di calcolo Excel è uno degli strumenti indispensabili per chi come il fleet manager deve analizzare dati della flotta aziendale e conservarli nel tempo ma ha molti limiti. Vediamoli nel dettaglio:
- Non è adatto al lavoro condiviso
- È completamente gestito dall’utente
- Non è automatizzato e non fornisce alert
- Non protegge dagli errori
- Non gestisce in modo sistematico informazioni che non siano numeri
Una delle prime resistenze all’acquisizione di un software dedicato alla gestione della flotta è il timore della difficoltà all’utilizzo.
Uscire dalla nostra comfort zone non è mai semplice e quando si tratta di metodi di gestione dati della nostra flotta non sempre si è disposti ad affrontare le novità.
Siamo abituati ai nostri “cari” file Excel che si sono rivelati nel tempo un validissimo strumento di supporto, perché cambiare? Li utilizziamo da anni e sono semplici.
Eppure gestire il parco auto con fogli Excel è limitante ed espone a errori che solo un software di gestione può prevenire.
Scopriamoli tutti.
1. Non è adatto al lavoro condiviso
Se non siamo i soli a gestire la flotta della nostra azienda, sarà necessario condividere le informazioni e i dati con collaboratori e colleghi.
Capiterà dunque di lavorare sullo stesso file ed è qui che sorgono le difficoltà, poiché un file Excel è condivisibile ma potrebbero generarsi errori o cancellazioni involontarie.
2. È completamente gestito dall’utente
Formule, composizioni, date, qualunque informazione presente nel file è inserita o eliminata dall’utente. Ogni persona che deve lavorare sul file excel dovrà avere dunque una conoscenza approfondita dello strumento, di cui dovrà padroneggiare perfettamente le logiche, le potenzialità e i limiti.
3. Non è automatizzato
Un foglio di calcolo non sarà in grado di “suggerirci” la formula più idonea da utilizzare per ottenere il risultato sperato, non ci comunicherà se il risultato è corretto oppure no, né se i dati inseriti sono coerenti con quelli già presenti.
Non potrà inviarci alert all’approssimarsi della scadenza di un contratto di nolo, né invierà delle e-mail per avvertirci dello scadere di una manutenzione.
4. Non protegge dagli errori
Un foglio di calcolo è un contenitore di informazioni, ci supporta a fare calcoli attraverso l’uso di formule guidate ma non potrà fermarci se inseriamo dati o informazioni errate.
Non ci impedirà di cancellare una cella con formula inficiando tutti i dati contenuti nel file.
5. Non gestisce in modo sistematico informazioni che non siano numeri
Un foglio di calcolo non ci consente di archiviare e gestire documenti, fotografie,
non ci permette di scegliere il modello di un veicolo o di interagire con i localizzatori installati sui nostri veicoli.
Un software è meglio, Fleeway è il massimo
L’Excel dunque resta un valido alleato per chi vuol fare analisi sui dati ma per la gestione della flotta è certamente più idoneo un software di gestione creato proprio con questo scopo, come Fleeway.
Si tratta di uno strumento che ha in se molteplici funzioni e vantaggi rispetto ad excel, tra i quali:
- Possibilità di eseguire calcoli
- Archiviare documenti
- Permettere l’inserimento massivo di informazioni in pochi facili passaggi, evitando di mettere a rischio tutte le nostre informazioni
- Inviarci alert per scadenze su manutenzioni o patenti e gestire automazioni
Un software attraverso il quale è possibile gestire mezzi e autisti contemporaneamente e al quale potranno accedere in tempo reale in modo condiviso anche i tuoi collaboratori senza alcun problema.
Fleeway fa analisi per te, predispone report e grafici e soprattutto è in grado di dialogare con altri sistemi già presenti in azienda o che potranno essere acquisiti in seguito.
Un solo strumento per far fronte a tutte le esigenze di chi gestisce una flotta più o meno grande, semplice da utilizzare, in grado di fare davvero la differenza.
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